در عصری که مکاتبات کاغذی بخش عمدهای از فعالیت شرکتها و سازمانهای تجاری را در برگرفته است، هزینههای کمرشکن تهیه محصولات کاغذی، لزوم بایگانی این اسناد کاغذی که نیاز به فضای اختصاصی روزافزون دارد